法務(wù)轉(zhuǎn)型煥新能，運營升級控風險——合同管理篇

普華永道2023-01-07 08:22

共識：合同管理是業(yè)財稅法一體化的基石

合同是一切交易的基礎(chǔ)，它承載著企業(yè)在交易、財稅、人事、合規(guī)、風控等方面的眾多要求和約定，合同管理水平的高低直接影響企業(yè)運營的合規(guī)、風險及效率。構(gòu)建“業(yè)財稅法”融合的合同管理體系，充分挖掘合同作為數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價值，將有效保障企業(yè)戰(zhàn)略的落地與執(zhí)行。

挑戰(zhàn)：構(gòu)建“業(yè)財稅法”融合的合同管理體系知易行難

很多企業(yè)已經(jīng)開始重視合同全生命周期管理的重要性，但是根據(jù)經(jīng)驗，企業(yè)在構(gòu)建“業(yè)財稅法”融合的合同全生命周期管理體系過程中，也面臨諸多挑戰(zhàn)，具體包括：

01缺乏統(tǒng)一的合同管理體系規(guī)劃

l 產(chǎn)品架構(gòu)層面，各業(yè)務(wù)部門難以知悉全局的管理層戰(zhàn)略意圖，各業(yè)務(wù)部門難以知悉全局的管理層戰(zhàn)略意圖，合同管理系統(tǒng)的邊界定義尚不明晰，對合同管理訴求也各不同；

l 項目實施層面，如何合理劃分合同管理平臺的短期、中期、長期目標仍不明晰。如何分步實現(xiàn)合同管理信息化的目標也缺乏有效的指導。

02信息分散，數(shù)據(jù)孤島

l 現(xiàn)有流程合同傳遞效率低下，管理人員與承辦人員的信息割裂，無法實時掌握每項合同當前的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)；

l 合同模板、流程標準化程度低，制約業(yè)務(wù)用戶規(guī)范使用合同模板，同時也限制了法務(wù)部門的審核標準及效率，限制業(yè)務(wù)部門開拓市場；

l 集團業(yè)務(wù)、財務(wù)、稅務(wù)系統(tǒng)多且分散，集采合同系統(tǒng)無法支持非業(yè)務(wù)部門使用，數(shù)據(jù)不連通，無法發(fā)揮跨部門協(xié)同效應。

03缺乏數(shù)據(jù)可視化

l 合同可視化程度低，管理層及各部門無法直觀了解合同進展，也無法掌握已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)狀況，更失去了對企業(yè)的資金流向的把握；

l 當前通過人工匯總數(shù)據(jù)并分析的手段，統(tǒng)計分析準確率和效率都相對低下，無法很好地為決策提供支持。

04輔助決策有限

l 由于合同承辦人員大多缺乏全面的合同法律知識，因此在合同談判、合同簽署、合同履行、合同變更等各個環(huán)節(jié)，均可能引起締約過失責任、違約責任及損害賠償責任等，導致企業(yè)權(quán)益受損。企業(yè)只能事后補救，具有被動性和滯后性。

l 未充分利用合同數(shù)據(jù)價值，無法為集團決策、業(yè)務(wù)運營及風險把控提供依據(jù)。

路徑：合同管理體系的構(gòu)建是不斷迭代升級的過程

企業(yè)在合同管理的各個環(huán)節(jié)都面臨諸多痛點問題，細節(jié)解決成敗，“業(yè)財稅法”融合的合同管理體系在設(shè)計之初就應充分考慮各方利益相關(guān)者的訴求，從業(yè)務(wù)、用戶、技術(shù)角度規(guī)劃和設(shè)計合同管理解決方案。

“業(yè)財稅法”融合的合同管理解決方案，不僅需要涵蓋合同管理的每個重要環(huán)節(jié)節(jié)點，還需要在每個節(jié)點中挖掘功能價值，切實解決合同風險管控問題，在便利用戶操作的同時，把控合同風險。

基于對合同管理各環(huán)節(jié)痛點問題的理解，普華永道認為，企業(yè)構(gòu)建完善的合同管理體系需要前期進行充分的調(diào)研、規(guī)劃和設(shè)計，分步走，逐步實現(xiàn)合同管理功能的優(yōu)化。這個過程可能是最為現(xiàn)實的路徑。

核心：加強合同履約管理是提升風險管控的關(guān)鍵

根據(jù)普華永道觀察，很多企業(yè)已經(jīng)開始使用OA系統(tǒng)作為開啟合同管理的第一步，如通過線上進行合同審核、合同存檔等，但是對于合同履約風險的管理并沒有成熟的解決方案和設(shè)計思路。下文將從履約管理的設(shè)計思路和履約管理涉及的對象相對方管理兩個角度進行分析。

01履約管理——從“證據(jù)管理”的角度進行長期、動態(tài)管理

很多人認為“合同歸檔”是合同管理的結(jié)束，實際上是陷入了誤區(qū)。合同管理具有動態(tài)性及長期性的特征。在合同歸檔完成后，合同簽訂雙方開始履約，合同中約定的條款開始在商業(yè)環(huán)境中真正實施，在實施過程中，會伴隨著一定的風險，即如果商業(yè)行為未按照前期約定的條款執(zhí)行和貫徹，那么很有可能對公司造成實質(zhì)性的損失；與此同時，如果未能及時對履約過程中的實際情況，特別是相關(guān)里程碑事件進行追蹤和把控，那么企業(yè)就很難提前進行風險預防與應對措施的采取，甚至在后續(xù)訴訟過程中容易處于不利的地位。

因此，企業(yè)需要以“證據(jù)管理”的思維開展合同履約管理動作，即在哪些節(jié)點需要明確履行哪些義務(wù)并留下相關(guān)證據(jù)資料，從而足以保護企業(yè)的自身利益。合同履約管理是貫穿于合同開始到結(jié)束期間內(nèi)整個過程，在履約的過程中，具體需要明確以下事項：

l 事前明確：需在合同條款中明確合同履約的關(guān)鍵節(jié)點與所需證據(jù)內(nèi)容，例如交付時間、地點、要求等；

l 事中追蹤：需要合同歸口管理人員在事中對于關(guān)鍵節(jié)點進行全流程追蹤，例如：在某約定時間內(nèi)是否按照規(guī)定要求完成履約，是否留下相關(guān)的證據(jù)文件（如送貨單、照片、對賬單等），此外，履約情況需和公司其他系統(tǒng)（例如財務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)）進行對接，有利于其他部門（例如財務(wù)部門）及時發(fā)現(xiàn)風險和處理問題；

l 事后檢查：企業(yè)根據(jù)相對方的履約情況，建立相應的評估和信用機制，完善相對方管理流程，形成管理閉環(huán)。

02相對方管理——從“背景調(diào)查”到“全流程把控”

根據(jù)調(diào)研報告顯示，鑒于目前與企業(yè)合作的相對方數(shù)量、類型越來越多，且相對方擁有更多權(quán)限來接觸企業(yè)的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，相對方風險已經(jīng)成為了企業(yè)合規(guī)管理的重要風險之一。

作為合同締結(jié)不可缺少的要素，大部分企業(yè)已經(jīng)形成了在合同簽訂前對相對方進行背景信息調(diào)查，在資質(zhì)合規(guī)前提下進行供應商入庫的流程。然而，在合同履行中，隨著合作深入開展，相對方自身情況會不斷發(fā)生變動，隨之會對履約的質(zhì)量產(chǎn)生相關(guān)影響并帶來相關(guān)風險。因此，對于相對方的管理，企業(yè)也需要和履約管理保持一致，在合同整個生命周期內(nèi)進行持續(xù)把控和追蹤，具體需明確以下內(nèi)容：

l 背景調(diào)查：需對關(guān)鍵風險（例如合規(guī)性、履約能力、資質(zhì)等）進行重點關(guān)注；

l 持續(xù)追蹤：設(shè)立相關(guān)追蹤指標，并通過與資質(zhì)信息、訴訟信息披露平臺進行對接，如果發(fā)生相關(guān)信息變動則觸發(fā)對應內(nèi)控機制；

l 相對方評估：與履約管理模塊進行數(shù)據(jù)聯(lián)動，結(jié)合持續(xù)追蹤過程中的信息進行綜合評估，最大程度保護企業(yè)的利益。

結(jié)語

企業(yè)管理層和法務(wù)部門一直非常重視合同管理，但是如何構(gòu)建“業(yè)財稅法”融合的合同管理也是一項企業(yè)需要花費大量時間、精力探索的領(lǐng)域。合同作為公司業(yè)務(wù)發(fā)展最為重要的載體，不僅直接影響業(yè)務(wù)的開展，也是保障公司抵御商業(yè)風險的重要支撐。對于合同管理，不僅需要注重從合同草擬到簽署的全過程管控，更要提升對于相對方風險的追蹤、合同履約情況的掌控，從而實現(xiàn)合同管理真正賦能業(yè)務(wù)運營的目標。

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